「見積書・発注書・出荷書類の作成が毎回手作業で、ERP/基幹システムからデータを手でExcelにコピーする作業を繰り返している」「月次の集計レポート作成・仕入先へのFAX・メール送信など、同じ作業を毎回やっており、担当者の時間が奪われている」——RPA（Robotic Process Automation）は、コンピュータ上での繰り返し作業をソフトウェアロボットに代行させ、間接業務の自動化と人的ミスの削減を実現します。AIを使ってRPA化対象業務特定・設計・導入計画書類を整備できます。

RPA・事務作業自動化書類を整理するプロンプト

以下の情報をもとに、製造業のRPA導入と
事務作業自動化の計画書類を整備してください。

【間接業務の現状と自動化の機会】
対象部門: 購買・営業・経理・製造管理
間接部門の月間作業工数: 約 520時間（5名分）

繰り返し業務の候補:
  ①発注書の自動作成（購買業務）:
    → ERP上の発注データをExcelに手入力→発注書フォーマットに転記
    → 月間 60件・1件あたり 10分 = 月間600分（10時間）
  ②出荷書類の作成（営業・出荷業務）:
    → 受注データからインボイス・納品書・出荷指示書を手作業で作成
    → 月間 150件・1件あたり 15分 = 月間2,250分（37.5時間）
  ③仕入先へのFAX・メール送信（購買業務）:
    → 発注書・確認書を仕入先別に印刷/メール作成→送信
    → 月間 200件・1件あたり 5分 = 月間1,000分（16.7時間）
  ④月次データ集計（経理業務）:
    → 複数のExcelファイルからデータをコピーして集計レポートを作成
    → 月1回・作業時間 6時間

自動化で削減できる工数（試算）:
  上記4業務の合計: 約70時間/月
  → RPAで70%削減できれば: 約49時間/月の削減
  → 人件費換算（¥2,500/h）: 月¥120,000・年¥1.4百万の効果

出力形式:
・「RPA化候補業務評価シート（業務別の繰り返し頻度・工数・自動化難易度・効果の評価）」
・「RPA優先度マトリックス（工数削減効果×自動化容易性の2軸でのRPA化優先順位）」
・「RPA対象業務プロセス設計書（自動化する業務のステップ・入力データ・出力・例外処理）」
・「RPA導入計画書（ツール選定・試験導入・本格展開のフェーズ計画・ROI試算）」
・「RPA導入効果測定計画（工数削減実績・エラー削減・担当者の時間再投資先の追跡）」

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