製造業の受注管理・オーダー処理書類をAIで整理する方法
「受注が来てから納期を確認して回答するのに2〜3日かかり、顧客から「遅い」と言われる」「受注のキャンセルや変更がどこかで止まり、製造が始まってしまってから分かることがある」——受注管理は、顧客の注文を確実に生産・出荷につなぐビジネスプロセスの核心です。AIを使って受注確認・納期回答・変更対応・受注残管理書類を整備できます。
受注管理・オーダー処理書類を整理するプロンプト
以下の情報をもとに、製造業の受注管理と
オーダー処理の書類を整備してください。
【受注管理の現状と問題】
受注の流れ（現状）:
顧客→FAX・メール・電話→営業担当→手書き伝票→製造部に手渡し
受注件数: 月間約150件
受注の種類:
①定期受注（月次発注）: 70件・既存仕様品
②個別受注（都度見積・受注）: 50件・標準品
③特急受注（緊急対応）: 30件・標準品（翌日〜2日以内）
現在の問題:
①納期回答が遅い（2〜3日）:
→ 受注が来るたびに製造部と「今の手が空いているか」を電話確認
→ 生産能力の余力を即座に確認する仕組みがない
②受注残管理が煩雑:
→ 受注台帳（Excel）の更新が遅れており、
「今どの注文が残っているか」リアルタイムに分からない
③変更・キャンセルの伝達漏れ:
→ 顧客からの変更指示を受けたが製造部に伝わっていなかった（月1〜2件）
④特急受注の優先制御:
→ 特急受注が入ると「通常受注をどう調整するか」判断基準がない
出力形式:
・「受注確認書フォーマット（受注番号・品目・数量・納期・価格・特記事項・確認日）」
・「納期回答基準書（在庫品・標準品・特注品の回答リードタイム・確認手順）」
・「受注残管理台帳（受注番号・品目・受注数・出荷済み数・残数・期限の一覧管理）」
・「受注変更・キャンセル処理フロー（受付→確認→製造への通知→影響評価→承認記録）」
・「特急受注対応ルール（受付基準・追加費用・通常受注への影響・優先制御の手順）」
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