製造業の顧客クレーム対応・回答書（文書）をAIで整理する方法
「クレーム回答書を何から書けばいいか分からない」「お詫び文と調査報告書の書き方が分からない」——顧客クレームへの書面対応は、誠意を伝えながら正確な事実と再発防止策を報告する重要な書類です。AIを使ってクレーム回答書・報告書・是正処置報告の文書作成を効率化できます。
顧客クレーム対応・回答書（文書）を整理するプロンプト
以下の情報をもとに、顧客へのクレーム回答書を
作成してください。
【クレームの内容と状況】
顧客: 株式会社○○産業（大手自動車部品メーカー）
クレーム受領日: 2026年6月10日
クレーム内容:
「貴社から納入された精密加工部品 品番SH-2080
ロット番号 L-2606-003（150個）のうち、
組付け工程で13個の外径寸法不良を発見した。
当該品の組付けラインを2時間停止し、
生産損失が発生している。
ただちに原因究明と再発防止対策を提出されたい。」
【自社での調査結果】
調査期間: 2026年6月10日〜13日
調査責任者: 品質管理部 山田課長
調査結果:
①不良品の確認:
当該ロット在庫20個の全数確認→4個の外径外れ確認
（顧客先での13個 + 自社在庫4個 = 計17個の不良）
②根本原因:
NC旋盤の工具補正値の設定ミス
（6月8日の加工段取り替え時に -0.012mm の補正を
+0.012mmと入力する符号ミスがあった）
ミスをした作業者: 製造2課 田村（経験1年半）
③なぜミスが起きたか:
・補正値入力後の「ダブルチェック」の仕組みがなかった
・段取り替え時の確認シートに補正値の確認項目がなかった
【是正処置（実施済みと計画）】
実施済み（6月13日まで）:
①問題ロットの全数回収・廃棄（150個の全数交換品を準備）
②代替品の緊急出荷（6月14日午前・専用便）
計画（6月30日まで実施予定）:
①段取り替え確認シートへの「工具補正値ダブルチェック」追加
②補正値入力後に別の作業者が確認する「2名確認ルール」の導入
③全作業者への教育実施（段取りミス事例の横展開）
出力形式:
・「クレーム回答書（正式書面・A4 1〜2ページ分の文書）」
（お詫び・調査結果・根本原因・是正処置・再発防止策を含む）
・「交換品送付時の添付書類（品質保証書・全数検査成績書）」
・「社内向けクレーム報告書（社内回覧・品質月報への記載用）」
・「フォローアップ予定の提案（1ヶ月後の再発確認の報告タイミング）」
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