「購買担当者が仕入先からの見積もりを比較するときに、毎回Excelを一から作り直している。標準フォーマットがない」「仕入先を変更したいが、評価基準が曖昧でどう選べばいいか判断できない」——製造業の購買プロセスは、見積取得から比較・選定・発注まで標準化することでコスト削減と品質安定の両方が実現できます。AIを使って購買書類・見積比較・仕入先評価を効率化できます。

製造業の購買依頼・見積比較・仕入先選定書類に使えるプロンプト

以下の情報をもとに、製造業の購買管理書類を整備してください。

【会社概要と購買の現状】
業種: 電子機器組立（EMS）
購買品目: 電子部品（ICチップ・コンデンサ・コネクタ等、約500品目）
購買の現状:
  ・仕入先数: 40社（うち主要仕入先 10社で購買の75%）
  ・見積比較: 担当者が手作業でExcel作成（フォーマットなし）
  ・仕入先評価: 年1回の非公式評価のみ（評価基準が曖昧）

購買の課題:
  ① 同じ品目を複数仕入先から購入しているが、価格差が最大30%ある
  ② 仕入先A社の品質・納期が悪化しているが、代替先がなく変更できない
  ③ 新規仕入先の開拓基準・承認プロセスが定められていない

購買コスト削減の目標:
  ・今年度中に購買コスト 3%削減（現状比）
  ・仕入先の品質・納期評価を定期実施して取引継続可否を判断できる体制に

以下の書類を作成してください:
1. 見積依頼書（RFQ）テンプレート（品目仕様・希望価格・必要納期・評価軸を明記）
2. 見積比較表（価格・納期・品質・条件を一覧で比較できる標準フォーマット）
3. 仕入先定期評価シート（品質/納期/コスト/対応力の4軸スコアカード）
4. 新規仕入先承認プロセス書（評価手順・承認基準・試験発注フロー）

活用のコツ

  • 見積比較表は価格だけでなく『納期・最小発注量・支払条件・品質保証内容』を加えることで、安くても条件が悪い仕入先の選択を防げる
  • 仕入先評価は数値化（点数制）することで評価者の主観を排除し、取引継続・縮小・終了の判断を説明可能にできる
  • コストダウン交渉より、購買量を集約（同品目を複数仕入先から分散発注→1社集中）する方が価格改善効果が出やすいケースが多い

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