製造業の図面・仕様書の改訂管理・版数コントロール書類をAIで整理する方法
「古い図面で製造していた」——版数管理の不備は製造ミス・不良品流出の原因になります。AIを使って改訂管理台帳・配布管理・旧版廃棄確認・電子文書管理規則を体系化できます。
図面・仕様書の改訂管理書類を整理するプロンプト
以下の情報をもとに、図面・仕様書の改訂管理と
版数コントロールの書類を整理してください。
【現在の文書管理の状況】
管理対象文書:
・製品図面: 約850枚（紙+電子が混在）
・顧客から受け取る図面: 約200品番（顧客が直接改訂するため注意が必要）
・社内作業手順書: 約120件
現状の問題:
①先月、顧客が図面を改訂したのに現場に最新版が届かず
旧版で加工→40個の不良が発生（顧客からの指摘で発覚）
②電子ファイルのフォルダに「最新版」と「旧版」が混在
③手順書の改訂日付・版数が記載されておらず現在版が不明なものがある
④海外工場（ベトナム）への図面送付は都度メール→受領確認がない
必要な整備:
・図面改訂の検知→社内展開→旧版廃棄の手順を明確化
・電子ファイルの命名規則と保存場所ルールの標準化
・顧客から届く改訂図面の受領確認プロセスの構築
出力形式:
・「文書改訂管理台帳（文書番号・タイトル・現在版数・改訂日・改訂理由）」
・「図面改訂通知書（改訂内容の社内展開・現場への通知フォーマット）」
・「旧版廃棄確認チェックリスト（紙・電子ともに旧版を確実に廃棄した証拠記録）」
・「電子ファイル命名規則と保存ルール（版数の付け方・最新版フォルダ設計）」
・「顧客図面受領確認書（改訂版を受け取った日時・確認者の記録）」
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