「言った言わない」を防ぐ受注確認書、AIで毎回サッと作る方法
「言った言わない」トラブル、受注確認書で防げます
電話やメールで注文を受けた後、「言った内容と違う」というトラブルを 防ぐには、受注内容を文書で確認する一手間が効果的です。ただ、毎回 ゼロから文章を書くのは地味に手間がかかります。
AIに「確定した内容を整った受注確認書の文面にしてもらう」だけで、 この一手間を減らせます。
試してみた例
確定した内容をメモにするだけです。
取引先名: 株式会社サンプル工業
受注日・受注番号: 2026-06-21／No.2026-0621
製品名・品目・数量: シャフトA型 100本
納期: 2026年7月15日
単価・金額: @800円×100本=80,000円
「金額・数量は入力された値をそのまま使う」「確認依頼の一文を入れる」 という条件を付けてAIに渡すと、次のような文面が返ってきます。
ご注文内容の確認（受注確認書）
株式会社サンプル工業 御中
受注日: 2026年6月21日 / 受注番号: No.2026-0621
| 品目 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| シャフトA型 | 100本 | 800円 | 80,000円 |
納期: 2026年7月15日
上記内容で間違いがないかご確認をお願いいたします。
確定した数字をそのまま使い、文面だけを整えてもらう、という使い方が ポイントです。
もっと使えるテンプレートをまとめました
受注確認書のほかに、棚卸表・クレーム対応記録・朝礼議事録・納品書を 含めた、製造業の現場・事務でよく使う書類向けのプロンプトテンプレート Volume2（5本セット）を、有料記事としてまとめています。気になる方は こちらをご覧ください。