製造業の現場で、日報や見積書の下書きをAIに任せてみた話
「また日報の時間か…」をなくしたい
中小製造業の現場では、作業日報・見積書・点検記録・ヒヤリハット報告など、 「毎日同じような書類」を書く時間が地味に積み重なっています。1件あたりは 数分でも、現場と事務を兼任している人にとっては馬鹿にならない時間です。
最近はChatGPTやClaudeのようなAIチャットツールを使えば、こうした書類の 下書きを数十秒で作ってもらえます。ただ、実際に試してみると「何を入力 すればいいか分からない」「毎回プロンプトを考えるのが面倒」という壁に ぶつかる方も多いはずです。
今回は、実際に「作業日報」を例に、どんな入力でどんな下書きが出てくるかを 紹介します。
試してみた例
入力したメモはこれだけです。
日付: 2026-06-21
作業者: 田中
担当工程・作業内容: NC旋盤でシャフト加工、午後から検査も対応
使用設備: NC旋盤2号機
生産数量・進捗: 予定120本中100本完了
トラブル・気づいた点: 14時頃に切削油が少なくなったので補充した
これをAIに「社内向けの作業日報として整形して」という指示と一緒に渡すと、 次のような下書きが返ってきます。
1. 日付・作業者
2026-06-21 / 田中
2. 本日の作業内容
NC旋盤2号機を用いたシャフト加工を実施した。午後からは加工品の検査作業も
併せて対応した。
3. 使用設備
NC旋盤2号機
4. 生産数量・進捗
予定120本のうち100本を完了した（進捗率 約83%）。
5. トラブル・気づいた点
14時頃、切削油の残量が少なくなったため補充を行った。
メモ書き程度の入力から、読みやすい報告文がすぐに出てきます。もちろん 最終チェックは人がする前提ですが、「ゼロから書く」と「下書きを直す」の 差は大きいです。
ポイントは「指示の型」を持っておくこと
この例で実際にAIへ渡しているのは、メモだけではなく「どう整形してほしいか」 という指示（プロンプト）です。このプロンプトの「型」を一度作っておけば、 毎回同じ型を使い回すだけで、誰が入力しても同じクオリティの下書きが 出るようになります。
逆に言うと、プロンプトの型を毎回考え直すのが一番の手間です。
もっと使えるテンプレートをまとめました
作業日報のほかに、
- 見積書（下書き）
- 設備点検記録票
- ヒヤリハット・安全報告書
- 取引先向け進捗確認・連絡メール
の4本を含めた、製造業の現場・事務でよく使う書類向けのプロンプト テンプレート5本セットを、有料記事としてまとめました。気になる方は こちらをご覧ください。