「クレーム対応、記録に残せていますか？」AIで再発防止の記録を残す方法

クレーム対応、その場対応で終わっていませんか

顧客からの指摘やクレームへの対応は、現場で素早く対応すること自体はできていても、「対応した記録」がきちんと残っていないケースが多いです。記録が残らないと、同じような指摘が繰り返されたときに、過去にどう対応したか・原因は何だったかを振り返ることができません。

AIに「事実を客観的に整理してもらう」だけでも、再発防止につながる記録を残しやすくなります。

対応した人がメモを残すだけにします。

発生日・取引先名: 2026-06-19／株式会社サンプル工業
指摘・クレームの内容: 納品したシャフトの一部に寸法のばらつきがあると
連絡があった
当日の応急対応: 良品在庫から代替品を緊急出荷した
原因: 加工機の刃物交換タイミングに関係する可能性がある

「顧客や担当者を非難する表現を使わない」「原因はメモにない内容を断定的に推測しない」という条件をつけてAIに渡すと、次のような記録の下書きが返ってきます。

指摘・クレームの内容
納品したシャフトの一部に寸法のばらつきがあるとのご指摘を受けた。

当日の対応
良品在庫から代替品を緊急出荷し、対応した。

考えられる原因
加工機の刃物交換タイミングに関係する可能性がある。

事実と推測を分けて書いてくれるので、「誰が悪い」ではなく「何が起きて、どう防ぐか」に焦点を当てた記録になります。

クレーム対応記録のほかに、

を含めた、製造業の現場・事務でよく使う書類向けのプロンプトテンプレート Volume2（5本セット）を、有料記事としてまとめています。気になる方はこちらをご覧ください。

（作業日報・見積書・設備点検記録・ヒヤリハット報告・取引先連絡メールの Volume1もあります。）